Skontaktuj się ze mną

Biznes

Niezapłacona faktura. Co zrobić, gdy klient nie płaci faktury?

Przedsiębiorcy coraz częściej zgłaszają się z problemem nieterminowego regulowania płatności przez kontrahentów. Zatory płatnicze, z którymi właściciele firm muszą się mierzyć, powodują spadek konkurencyjności i rentowności firm. Jest to szczególnie istotne w przypadku małych przedsiębiorstw. Pojawia się zatem pytanie, jakie kroki podjąć w celu sprawnego odzyskania należności.


Krok 1. Wyślij maila z przypomnieniem o niezapłaconej fakturze

Przedsiębiorca to też człowiek i mógł zapomnieć o Twojej fakturze. Jeżeli termin zapłaty minął, przypomnij mu o tym.

Napisz maila z informacją, że w dniu (podaj datę) przesłałeś klientowi fakturę (wstaw numer) z dnia (wstaw datę) na kwotę (wpisz kwotę z faktury) za usługi (opisz, jakie usługi obejmowała faktura) z 7-dniowym (przykładowo) terminem płatności, który minął (wskaż, kiedy minął termin płatności faktury).

W związku z powyższym uprzejmie przypominasz o zaległej płatności i prosisz o jej uiszczenie na rachunek bankowy oznaczony na fakturze w terminie 3 dni (przykładowo).

Do maila możesz załączyć skan faktury.
Mail może mieć następującą treść:

Szanowny Panie Jakubie,

w dniu 30 czerwca 2022 r. otrzymał Pan ode mnie drogą mailową fakturę VAT nr 112233/22 z dnia 30 czerwca 2022 r. na kwotę 1000 zł brutto za wykonane przeze mnie usługi doradcze.

Termin zapłaty minął w dniu 7 lipca 2022 r. Do dzisiaj nie otrzymałam od Pana płatności.

W związku z powyższym przypominam o zaległości. Uprzejmie proszę o jej uiszczenie na rachunek bankowy wskazany na fakturze w terminie 3 dni.

Z poważaniem

Tym sposobem przypominasz dłużnikowi, że termin płatności faktury minął i zwracasz się z żądaniem uregulowania należności w określonym terminie. Jest to najmniej restrykcyjna metoda dochodzenia zapłaty. I jednocześnie nie wymaga dużego nakładu pracy. Dlatego warto od tego zacząć egzekwowanie zaległej płatności.

Jeśli w ten sposób udało Ci się odzyskać pieniądze, zadanie zostało wykonane. Jeśli nie, trzeba przygotować pisemne wezwanie do zapłaty.


Krok 2. Przygotuj pisemne przedsądowe wezwanie do zapłaty

W tym momencie wchodzisz na drogę oficjalną.
Ważne, aby wezwanie było sporządzone i doręczone w prawidłowy sposób. W przypadku braku płatności konieczne będzie skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego, a wezwanie do zapłaty należy załączyć do pozwu.
Pamiętaj o następujących elementach wezwania do zapłaty:
  • Zamieść niezbędne informacje: nazwę miejscowości, datę, dane nadawcy i adresata, nazwę pisma, podpis własnoręczny.
  • Podaj kwotę, którą klient ma zapłacić (wynikającą z faktury).
  • Nie zapomnij o odsetkach.
  • Sprawdź, czy możesz naliczyć rekompensatę za koszty odzyskiwania należności. Informacje o wysokości rekompensaty i sytuacjach, w jakich można się jej domagać, znajdziesz w dalszej części artykułu.
  • Dokładnie oznacz fakturę (wpisz numer i datę).
  • Wskaż, w jakim terminie należy uiścić powyższą kwotę. Można to zrobić poprzez podanie daty lub liczby dni liczonych od momentu doręczenia wezwania. Warto wskazać, że jest to termin nieprzekraczalny.
  • Podaj numer rachunku bankowego, na jaki ma być dokonana zapłata.
  • Umieść dodatkową informację, że brak wpłaty we wskazanym terminie spowoduje skierowanie sprawy na drogę postępowania sądowego, co może wiązać się z dodatkowymi znacznymi kosztami.


Nalicz dłużnikowi odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych

Sprawdź, czy możesz naliczyć odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych. Należy mieć to na uwadze, bo są wyższe niż wartość odsetek za opóźnienie z kodeksu cywilnego.

Odsetki za opóźnienie w transakcjach handlowych zostały uregulowane w Ustawie z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych. Dokument ten porusza problem nieterminowej zapłaty w transakcjach handlowych w stosunkach gospodarczych. Nie ma on zastosowania do transakcji, w której druga strona jest konsumentem.

Ustawa stanowi, że w transakcjach handlowych – z wyłączeniem transakcji, w których dłużnikiem jest podmiot publiczny – wierzycielowi, bez wezwania, przysługują odsetki ustawowe za opóźnienie w transakcjach handlowych, chyba że strony uzgodniły wyższe odsetki, za okres od dnia wymagalności świadczenia pieniężnego do dnia zapłaty, jeśli wierzyciel spełnił swoje świadczenie i nie otrzymał zapłaty w terminie określonym w umowie (podstawa prawna: art. 7 Ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych).
Przez pojęcie „transakcji handlowej” rozumie się umowę, której przedmiotem jest odpłatna dostawa towaru lub odpłatne świadczenie usługi, jeżeli strony zawierają ją w związku z wykonywaną działalnością.

Wyłącznymi stronami transakcji handlowych są podmioty wskazane w art. 2 ustawy. Są to przede wszystkim transakcje między przedsiębiorcami, więc w uproszczeniu – musi być to transakcja B2B.


Rekompensata za koszty odzyskiwania należności – czym jest i jak się upomnieć o jej zwrot?

Wskazana wyżej ustawa wprowadza rekompensatę za koszty odzyskiwania należności. Takie działanie ma na celu zniechęcenie dłużnika do nieterminowego regulowania zapłaty, a także ograniczenie kosztów wierzyciela związanych z odzyskiwaniem należnych pieniędzy.

Jeżeli mamy zatem do czynienia z opóźnieniem płatności w transakcjach handlowych między przedsiębiorcami, obok żądania zapłaty odsetek za opóźnienie w transakcjach handlowych przedsiębiorca może żądać zwrotu kwoty wskazanej w ustawie z tytułu rekompensaty za koszty odzyskiwania należności.


Jaka jest wysokość rekompensaty, której można żądać od dłużnika?

Ustawa przewiduje 3 progi:

  • Gdy wartość świadczenia nie przekracza 5000 zł – rekompensata wynosi 40 euro.
  • Gdy wartość świadczenia jest wyższa niż 5000 zł, ale niższa niż 50 000 zł – rekompensata wynosi 70 euro.
  • Gdy wartość świadczenia jest wyższa niż 50 000 zł – rekompensata wynosi 100 euro.

Warto podkreślić, że możemy domagać się od dłużnika rekompensaty, nawet jeśli nie ponieśliśmy kosztów związanych z odzyskiwaniem należności. Bo opłata ta ma stanowić dolegliwość dla dłużnika, który nie realizuje terminowo swoich zobowiązań.


Jak sformułować żądanie zwrotu rekompensaty za koszty odzyskiwania należności?

Ten fragment wezwania może brzmieć następująco:

 Ponadto na podstawie art. 10 Ustawy z dnia 8 marca 2013 r. o przeciwdziałaniu nadmiernym opóźnieniom w transakcjach handlowych wzywam również do zapłaty kwoty 40 euro tytułem rekompensaty za koszty odzyskiwania wyżej wskazanej należności.


Krok 3. Wyślij wezwanie do zapłaty

Przed wysłaniem wezwania wykonaj następujące czynności:

  • wydrukuj wezwanie;
  • podpisz je własnoręcznie;
  • zrób ksero.
Oryginał wezwania włóż do koperty i wyślij, a ksero zostaw dla siebie np. w segregatorze.
Prawidłowe doręczenie wezwania jest bardzo ważne. Pamiętaj, aby wysłać pismo na adres siedziby spółki widniejący w KRS. Adres sprawdzisz na oficjalnej stronie tutaj. A jeżeli dłużnikiem jest osoba prowadząca jednoosobową działalność gospodarczą, wezwanie należy wysłać na adres stałego miejsca wykonywania działalności (lub na adres do doręczeń, jeżeli jest inny niż adres stałego miejsca wykonywania działalności). Taką informację znajdziesz w CEIDG tutaj.
Przesyłkę wyślij za potwierdzeniem odbioru. To jest ważne!
Po otrzymaniu tzw. zwrotki przyczep ją do kopii wezwania, aby mieć potwierdzenie, że takie pismo zostało wysłane i prawidłowo doręczone dłużnikowi.


Co robić, jeśli dłużnik nadal nie płaci?

Jeżeli termin zapłaty należności minął, a płatności nadal brakuje, możesz ponownie wysłać wezwanie do zapłaty.

Jeśli Twoja cierpliwość się skończyła, nie pozostaje nic innego jak skierować sprawę do sądu.

Jak pewnie widzisz, odzyskiwanie należności i odpowiednie przygotowanie przedsądowego wezwania do zapłaty wymaga wielu działań. Warto się zastanowić nad omówionymi kwestiami, aby w pełni wykorzystać swoje prawa.
Pamiętaj, że materiał ma charakter wyłącznie edukacyjny i nie stanowi porady prawnej. Jeśli potrzebujesz indywidualnej analizy sprawy i pomocy przy przygotowaniu wezwania do zapłaty, napisz do mnie na adres biuro@joannawozna.pl
Do góry